MANAJEMEN PORTOFOLASI LAYANAN

PENGANTAR DAN RUANG LINGKUP

Portofolio layanan, yang memberikan pandangan tingkat manajemen dari semua layanan TI ketika mereka bergerak melalui siklus layanan, adalah sistem manajemen kritis di ITIL.

Ini memiliki tiga bagian:

• Pipa layanan yang menyimpan informasi tentang layanan yang berada di bawah pengembangan. 

• Katalog layanan yang menyimpan rincian semua layanan yang sudah masuk produksi atau siap pindah ke produksi.

• Layanan pensiunan yang telah dihentikan dari penggunaan operasional.

Portofolio layanan karenanya memberikan gambaran lengkap dari semua layanan di bawah pengembangan untuk pengiriman di masa depan, layanan dalam produksi dan layanan yang dimiliki sampai akhir kehidupan produktif mereka. Ini adalah dasar untuk mengelola siklus penuh untuk semua layanan dalam hal persyaratan bisnis mereka, bisnis kasus untuk investasi, sumber daya keuangan dan lainnya yang diperlukan untuk layanan pengembangan dan operasi, risiko yang terkait dengan pengembangan dan pengoperasian layanan dan, jika relevan, bagaimana layanan akan diberi harga.

Penyedia layanan TI, bersama dengan bisnis, akan mengidentifikasi sejumlah peluang untuk investasi dalam layanan TI baru atau yang diubah. Sebelum apapun dari peluang ini ditransformasikan menjadi sebuah layanan, keputusan penting harus dibuat tentang nilai layanan baru untuk bisnis, kapasitas Penyedia layanan TI dan pasar untuk memberikan layanan, dan relatif prioritas layanan yang diusulkan dibandingkan dengan investasi potensial lainnya. Di Dengan kata lain, organisasi akan membutuhkan jawaban untuk pertanyaan seperti:

• Mengapa kita harus berinvestasi dalam layanan ini daripada yang lain?

• Nilai apa yang akan diberikannya kepada bisnis?

• Berapa biayanya untuk memberikan solusi layanan dan dapatkah kita membelinya?

• Apakah kita memiliki sumber daya dan kemampuan untuk mewujudkannya?

• Bagaimana investasi ini cocok dengan strategi kami yang lebih luas?

• Apa saja ketergantungan dengan investasi lain yang sedang atau dalam proses pertimbangan?

• Apa risikonya?

• Apakah pengembalian atas investasi dapat diterima dalam hal biaya investasi, risiko dan skala waktu?

MAKSUD DAN TUJUAN

Tujuan manajemen portofolio layanan (SPM) adalah untuk memastikan keputusan itu untuk berinvestasi dalam layanan TI adalah baik dan sepenuhnya selaras dengan kebutuhan dan ikatan bisnis. Setelah keputusan dibuat untuk berinvestasi, investasi harus dikelola melalui siklus hidupnya, dan tujuan SPM di sini adalah untuk memastikan bahwa investasi memberikan nilai optimal bagi organisasi. Sebagai sistem pendukung manajemen, portofolio layanan memungkinkan organisasi menjawab pertanyaan strategis tentang layanan, pelanggan, dan harga, serta membantu menetapkan prioritas dan rencana alokasi sumber daya.

Tujuan SPM adalah untuk memastikan ada metodologi yang efektif untuk evaluasi investasi potensial. Setelah investasi disepakati, tujuan SPM adalah untuk memastikan bahwa investasi dikelola secara efektif di sepanjang siklus hidupnya. Antara lain ini adalah tentang memastikan pengaturan tata kelola yang tepat di tempat itu, bahwa investasi dan kasus bisnis mereka dinilai ulang terhadap perubahan kondisi baik di dalam maupun di luar organisasi dan bahwa realisasi manfaat dikelola dengan baik. Tujuan SPM adalah:

• untuk mengembangkan dan memelihara portofolio layanan yang memberikan gambaran lengkap tentang semua layanan termasuk statusnya;

• untuk menetapkan kondisi dan persyaratan untuk dimasukkannya layanan baru di portofolio layanan;

• untuk memastikan katalog layanan dikembangkan dan dikelola sebagai bagian dari portofolio, dan menyetujui aturan untuk mentransfer layanan ke katalog layanan sebagaimana adanya pindah ke transisi dan keluar dari katalog dan saat mereka memasuki masa pensiun;

• untuk memastikan portofolio layanan memenuhi fungsional dan kinerja

persyaratan penggunanya dan bahwa kinerja, ketersediaan, dan keamanannya memenuhi persyaratan yang disepakati;

• untuk memastikan bahwa laporan manajemen dihasilkan sesuai dengan yang disepakati persyaratan pelaporan.

KOMPONEN PORTFOLIO LAYANAN

Portofolio layanan berisi informasi tentang layanan di seluruh siklus kehidupan, memberikan informasi tentang status layanan saat mereka bergerak dari konsep

melalui spesifikasi kebutuhan, persetujuan, desain, transisi ke operasi langsung dan akhirnya pensiun. Informasi yang dimiliki pada setiap layanan berkembang dan

berubah saat bergerak melalui siklus hidup. Di bagian awal siklus hidup, ada

akan sedikit lebih dari deskripsi layanan yang diusulkan dengan rincian yang mungkin berguna. Dalam beberapa keadaan, layanan pensiunan dapat menjadi sekutu operasi yang layak dan dikeluarkan dari pensiun.

KEGIATAN UTAMA

Manajemen portofolio layanan adalah tentang bagaimana keputusan dibuat untuk memasukkan yang baru layanan dan tinjauan berkelanjutan dari layanan yang ada dalam portofolio layanan. Ini paling baik digambarkan sebagai proses siklik yang bergerak di sekitar Define – Analysis–Approve – Charter loop diilustrasikan pada Gambar 10.2.

MEMPERBARUI PORTOFOLIO

Saat keadaan berubah (mis. Perubahan dalam prospek ekonomi, perubahan mentah harga material atau biaya tenaga kerja, perubahan pasar dll.) keputusan yang diambil pada konten dari portofolio layanan perlu ditinjau kembali. Bagian dari portofolio layanan manajemen karena itu harus melibatkan pemantauan komersial, sosial, ekonomi dan lingkungan politik untuk mengidentifikasi peristiwa yang harus memicu penilaian ulang portofolio layanan.

HUBUNGAN DENGAN PROSES MANAJEMEN LAYANAN LAINNYA

Pentingnya sepanjang siklus hidup, dan nilainya bagi semua proses lainnya dan fungsi, berarti bahwa portofolio layanan digambarkan sebagai 'tulang belakang' yang menautkan tahap siklus hidup yang berbeda bersama-sama.