Komunikasi Organisasional

K

OMUNIKASI

ORGANISASIONAL

            Beberapa Defini tentang Komnukasi:

            CHESTER I BERNARD:

            Komunikasi adalah Suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling      berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan   umum.

            KOONTZ O’DONNELL:

            Komunikasi adalah Suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang lain.

           

            SECARA UMUM:

            Komunikasi adalah Usaha mendorong orang lain menginterprestasikan   pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang mempinyai pendapat            tersebut.

            TIGA UNSUR KOMUNIKASI:

a.       Pengirim berita (Komunikator/Sender)

b.      Penerima berita (Komunikan/Receiver)

c.       Berita atau Informasi

SYARAT KOMUNIKASI:

Jelas, Tepat, Sasaran Sesuai

I)                  MACAM-MACAM KOMUNIKASI

a.       One Way Traffic: Komunikasi satu arah yang artinya komunikasi ini terjadi jika seseorang yang mengirim berita tidak bermaksud menerima umpan balik (respon) dari orang yang menerima secara langsung. Contoh: Perintah atasan ke bawahan.

b.      Two Way Traffic: Komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain dimana kedua belah pihak sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan, komunikator dan komunikan sama-sama aktif merespon, berinteraksi dan bereaksi. Contoh: Hubungan antara sesama teman atau karyawan dalam tingkatan struktur yang sama.

Menurut J.E. WALTERS kita dapat mencari  jumlah arus tata hubungan yang terjadi kalau penambahan orang terus terjadi. Contoh:

		KEPALA BIRO
						R = N (N-1)

 

Rumus J.E. WALTERS dalam mencari jumlah arus adalah:

R = Relasi

N = Jumlah orang dalam organisasi atau anggota organisasi.

Dari data diatas    R = 4 (4-1)

SK = N (N-1)/2

                              R = 12

Sedangkan  untuk mencari Saluran Komunikasi:

Jumlah      SK = 4 (4-1)/2

                  SK = 12/2

                        = 6 Saluran.

II)               CARA-CARA KOMUNIKASI

a.      Komunikasi Langsung:

Komunikasi yang dilakukan dalam penyampaian berita, laporan maupun perintah antara si pengirim berita (komunikator) kepada sipenerima berita (komunikan) dilakukan secara langsung, respon atau umpan balik diterima pada saat itu juga.

b.     Komukasi Tidak Langsung:

      Penyampaian berita tidak dilakukan secara langsung  hanya melalui orang lain ataupun secara tertulis, sehungga umpan balik       menjadi tertunda.

c.       Komunikasi Formal: Komunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi             disesuaikan dengan urutan atau tingkatan dalam struktur organisasi.       Kalau disampaikan dari atasan ke bawahan biasanya dalam bentuk         perintah dan apabila dari bawahan ke atasan bisanya berbentuk laporan.

d.      Komunikasi Informal:

      Aliran komunikasi yang terjadi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi disebut dengan “the grapevine” biasanya disebarkan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut.

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL:

a.       Aliran Vertkal

            Aliran ini mencakup seluruh transasksi yang meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yang terjadi antara atasan dan bawahan dalam suatu organisasi.

            Aliran Komunikasi Vertikal ke bawah dapat berbentuk:

§   Rantai perintah

§   Desas-desus

§   Serikat pekerja

§   Plakat dan papan nama

§   Majalah perusahaan

§   Surat pada karyawan

§   Buku petunjuk karyawan

§   Kontak informasi

§   Sistem pengeras suara

§   Kertas terima gaji

§   Laporan tahunan

§   Peretemuan kelompok

Gerakan informasi ke atas melalui tingkatan-tingkatan hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan secara mendasar dihubungkan dengan fungsi pengawasan. Secara lebih rinci Aliran komunikasi vertikal ke atas dapat berbentuk:

§   Kontak tatap muka

§   Pertemuan kelompok

§   Daftar pertanyaan kerja

§   Surat usulan

§   Pemberian saran

§   Wawancara

§   Mata-mata karyawan

§   Serikat pekerja

§   Desas-desus

§   Kebijakan pintu terbuka

b.      Aliran Horisontal (Lateral)

            Komunikasi ini mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dalam suatu organisasi yaitu komunikasi antara bagian kelompok kerja yang sama tingkatan atau kelompok yang mempunyai kedudukan status yang sederajat.

c.       Aliran Diagonal

            Aliran ini mencakup seluruh transmisi antara aliran vertikal dan horisontal contohnya adalah bagaimana terjadi interaksi antara manajer dengan para anggota staff dan unit-unit pelayanannya.

III)          FASE, TUJUAN DAN HAMBATAN KOMUNIKASI

                  Perkembangan komunikasi terbagi dalam 2 tahap:

a.      Fase Ekstensif:

      Fase dimana terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif.

b.     Fase Intensif

      Perkembangan cepat secara kualitatif. Dalam perkembangan ini sering    kali saluran komunikasi tidak dapat menampung kebutuhan informasi   sehingga akan mengakibatkan :

§   Pemimpin menghadapi beban kelebihan informasi

§   Kesulitan penyimpanan serta pengambilan informasi dari tempat penyimpanan semula

§   Gangguan dalam proses umpan balik

§   Gangguan dalam waktu pelepasan informasi

§   Pemanfaatan tak efektif jaringan komunikasi yang ada

Tujuan Komunikasi

Menurut James. G. March dan Herbert A. Simon tujuan komunikasi digolongkan dalam:

a.       Kegiatan untuk kegiatan komunikasi tidak terprogram

             Contoh: Desas-desus, Kata burung, Grapevine.

b.      Komunikasi memulai dan penciptaan program

c.       Komunikasi pemberian data penerapan strategi

d.      Komunikasi untuk menimbulkan program

e.       Komunikasi tentang hasil kegiatan

Hambatan Komunikasi

Bentuk-bentuk hambatan komunikasi diklasifikasikan menjadi 4 macam, hambatan tersebut adalah:

a.      Hambatan dalam diri pribadi

Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi:

             a. Persepsi Selektif)  

             b. Perbedaan dalam individu & ketrampilan komunikasi).

b.     Hambatan antar pribadi

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

             a. Iklim)

             b. Kepercayaan)

             c. Kredibilitas)

             d. Kesamaan pengirim penerima

c.       Hambatan Organisasional

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

             a. Status)

             b. Transmisi Hirarki)

                         Berikut adalah cara merubah transmisi hirarkis:

                                     ♣ Penyingkatan (codensation) :

                                     Penelitian menunjukkan bahwa para penerus berita                                     sering atau cinderung mengubah isi berita  dengan                                     menyampaikan hanya pokok-pokok berita (tidak                                                    secara terperinci seperti yang mereka trima).

                                     ♣ Closure:

                                     Para penerima berita yang mendua                                                               (membingungkan) cenderung melengkapi atau                                           menutup kekurangan informasi.

                                     ♣ Pengharapan (expectation):

                                     Kenyataan yang membuktikan penerus informasi                                        sering membelokkan komunikasi kearah yang                                             mereka inginkan.

                                     ♣ Asosiasi:

                 Menghubungkan peristiwa yang satu dengan                                               yang lain  pada kejadian yang sudah-sudah.

             c. Ukuran kelompok)

             d. Kendala-kendala ruangan)

d.     Hambatan Organisasional

Faktor-faktor yang menyebabkan adalah:

             a. Bahasa dan pengertian)

             b. Isyarat Non Verbal)

             c. Efektifitas Saluran)

             d. Kebanjiran Informasi)

  Berikut adalah cara metode untuk menangani kelebihan informasi (kebanjiran informasi):

 ♠ Penyaringan (Filtering) :

  Setiap informasi yang masuk disaring sesuai dengan tipe informasi tertentu yang relevan dengan keadaan.

 ♠ Pengantrian (Queuing):

   Pemrosesan berita –berita atas prioritas-prioritas dimanaberita yang berprioritas rendah akan dijadwalkan ulang.

 ♠ Penetapan saluran ganda:

  Yaitu penambahan saluran-saluran masukan dan keluaran                        seperti penambahan saluran staf khusus atau paralel bila                                        wewenang didesentralisasikan.

                        

Teknik Peningkatan Efektifitas Saluran Komunikasi

Teknik-teknik yang dikembangkan untuk mengimplementasikan perbaikan-perbaikan saluran komunikasi adalah sebagai berikut:

a.       Penetapan saluran-saluran pribadi

b.      Penetapan dewan khusus

c.       Penyelenggaraan pertemuan-pertemuan tahunan karyawan

d.      Pembentukan tim-tim tugas

e.       Pembentukan tim-tim manajemen